Modul Faktúry
Modul "Faktúry" umožňuje vytvorenie faktúry ku objednávke v požadovanom formáte (PDF, HTML).
Faktúra je vytvorená z lokalizovanej a editovateľnej HTML šablóny a následne prekonvertovaná do požadovaného výstupného formátu.
- Lokalizované šablóny
- Umožňuje nastaviť v prípade potreby pre každý jazyk vlastnú variantu šablóny - napríklad faktúra pre anglickú verziu môže zobraziť jednoduchšie identifikačné údaje spoločnosti než slovenská verzia. Pokiaľ jazykový variant nemá definovanú vlastnú šablónu, použije sa šablóna pre primárny jazyk (SK).
- Editovateľné položky a polia
- Administrátor môže ľubovoľne upraviť rozloženie faktúry - napr. pridať alebo odobrať pole. Šablóny sa upravujú v Nastaveniach . Na požiadanie vieme vytvoriť takmer akýkovek špecifický vzhľad faktúry.
- QR kódy - Pay By Square
- Do faktúry sa automaticky vkladá obrázok QR kódu so zakódovanými platobnými údajmi pre rýchlu platbu. QR kód sa nevloží, pokiaľ chýbajú niektoré povinné údaje - napr. IBAN príjemcu, suma je nulová alebo záporná alebo nie je uvedený variabilný symbol. IBAN príjemcu sa načítava z nastavení fakturačných údajov spoločnosti, pričom automaticky konvertuje aj starý formát účtu na IBAN.
- Typy faktúr
-
- hlavná faktúra - slúži pre zúčtovanie samotnej objednávky a povolená je len jedna hlavná faktúra. Faktúrovaná suma musí zodpovedať sume na objednávke, tzn. vrátane DPH. Pokiaľ nezodpovedá, aplikácia ponúkne možnosť cenu zosynchronizovať - tzn. prevziať sumu z hlavnej faktúry do objednávky.
- doplnkové faktúry - môže ich byť neobmedzený počet a môže sa jednať napr. o faktúru za dodatočné vyčistenie vozidla, zmluvnú pokutu apod.
Obr. 1 - Tlačidlo pre vygenerovanie faktúry pri spracovaní objednávky
Vytvorenie faktúry
Faktúra sa vytvorí v procese spracovania objednávky na záložke "Status objednávky" prostredníctvom tlačidla "Generovať faktúru" a pozostáva z dvoch krokov:
- 1. Načítanie rozloženia a úprava editovateľných polí
-
V tomto kroku sa nastavia všetky známe údaje klienta a objednaného vozidla a vygenerujú sa faktúrované položky vrátane DPH. Administrátor môže jednotlivé hodnoty v poliach príp. faktúrované položky upraviť.
Obr. 2 - Editor šablóny - úprava polí vo faktúre a faktúrovaných položiek (kliknite pre zväčšenie)
- 2. Vygenerovanie súboru (PDF)
- Kliknutím na tlačidlo "Uložiť faktúru" sa vygeneruje súbor s faktúrou a uloží sa ku objednávke. Vygenerovanú faktúru možno kedykoľvek upraviť - napr. ak sa zmení cena objednávky. Faktúru možno taktiež odstrániť, stiahnuť alebo priložiť do emailu odosielaného na klienta.
Obr. 3 - Uloženie súboru s faktúrou ku objednávke
Zaplatenie faktúry
Každú faktúru je možné individuálne zaplatiť buď platobnou kartou alebo cez internet banking - v závislosti od konkrétneho platobného rozhrania. Pre prípad úhrady v hotovosti možno kliknutím vytvoriť a vytlačiť doklad o zaplatení. Informácia o prijatej platbe sa zobrazí vedľa konkrétnej faktúry a tiež opačne - v tabuľke platieb je uvedené číslo súvisiacej zaplatenej faktúry.
Obr. 4 - Priradenie platieb ku faktúram