CarBooker implementuje plnohodnotný workflow pre spracovanie objednávok - od prijatia a potvrdenia objednávky až po exporty a generáciu zostáv výkonnosti. Napriek zložitosti je práca s objednávkami pre administrátorov intuitívna, protože vždy majú prístup len ku funkciám platným pre aktuálny stav objednávky.

Zoznam objednávok zobrazuje najnovšie prijaté objednávky s ich aktuálnym statusom spracovania, začiatkom prenájmu a cenou. Zároveň umožňuje filtrovanie a radenie záznamov podľa rôznych kritérií - napr. vyhľadanie objednávok pre konkrétne vozidlo, podľa dátumu prenájmu, dátumu zaplatenia, stavu objednávky apod.

Hromadné spracovanie objednávok umožňuje:

• export v požadovanom formáte (CSV, PDF, MS Excel, KROS Omega)
• zmazanie objednávok

Obr. 1 - Zoznam objednávok (kliknite pre zväčšenie)

Prijaté objednávky spracováva administrátor. Proces spracovania pozostáva z nasledovných krokov:

1. Potvrdenie alebo zamietnutie objednávky

Prijatú objednávku potvrdzuje oprávnený administrátor (zákaznícka podpora). Pokiaľ je vozidlo pre daný termín dostupné a cena vypočítaná správne, kliknutím na tlačidlo "Potvrdiť objednávku" môže odoslať zákazníkovi email s potvrdením jeho objednávky. Podľa dohodnutého interného postupu môže taktiež priložiť vygenerovanú faktúru alebo návrh Zmluvy o prenájme vozidla.

Pokiaľ nie je požadované vozidlo z nejakého dôvodu dostupné, administrátor môže buď upraviť po dohode s klientom parametre objednávky, alebo objednávku zamietnuť. Pri zmene parametrov objednávky sa ihneď aktualizuje celková cena a administrátorovi sa zobrazí aj rozdiel voči pôvodnej cene - zvýšenie alebo zníženie ceny. Pri zamietnutí je možné odoslať na klienta email s odôvodnením zamietnutia.

Stornovanú objednávku je tiež možné jedným kliknutím nahrať na stránku Objednávka vozidla a vytvoriť novú objednávku podľa dohody s klientom.

2. Prenájom vozidla alebo riešenie nejasností

Spočíva v nastavení vhodného statusu objednávky a závisí od interne dohodnutého postupu medzi administrátormi. Napríklad pre vozidlo, ktoré je odovzdané do prenájmu je vhodné nastaviť status "Prebieha nájom". Podobne pokiaľ sa vyskytnú nejasnosti pri objednávke, je vhodné nastaviť status "Rieši sa problém". Pre podobné účely slúži na záložke "Status objednávky" pole "Zákaznícky servis - Poznámky", kde môžu administrátori vkladať užitočné informácie.

3. Uzatvorenie objednávky a nastavenie dátumu zaplatenia

Objednávka sa uzatvára nastavením do statusu "Zaplatená v poriadku". Tento status znamená, že objednávka bola úspešne uzatvorená a vozidlo bolo vrátené. Úspešne uzatvorené objednávky sa prenášajú do výkonnostných zostáv.

Obr. 2 - Nová objednávka - odoslanie potvrdzujúceho alebo zamietajúceho emailu

CarBooker podporuje vytvorenie nasledovných typov dokladov ku objednávke:

• Faktúra (PDF) - vyžaduje inštalovaný modul Faktúry. Faktúra je lokalizovateľná individuálne podľa jazykovej mutácie - napr. anglická verzia môže využiť odlišný formát a polia ako slovenská. Polia vo faktúre sú editovateľné, podobne ako aj faktúrované položky - administrátor ich môže upraviť podľa potreby. Prepočet položiek, základu a ceny DPH prebieha automaticky. Popri hlavnej faktúre, ktorej suma by vždy mala zodpovedať cene objednávky, možno vygenerovať neobmedzený počet doplnkových faktúr - napr. za vyčistenie vozidla alebo zmluvnú pokutu.
• Zmluva o prenájme vozidla (PDF) - vyžaduje inštalovaný modul Zmluvy. Zmluva je - podobne ako faktúra - lokalizovateľná individuálne podľa jazykovej mutácie a polia sú taktiež upraviteľné.
• Všeobecné obchodné podmienky (PDF) - taktiež lokalizovateľné a upraviteľné individuálne podľa jazykovej varianty v Nastaveniach. Nakoľko Obchodné podmienky sú neoddeliteľnou súčasťou Zmluvy o prenájme a zároveň sú dostupné na webstránke pre všetkých užívateľov, je potrebné im venovať zvýšenú pozornosť a korektne ošetriť špecifické situácie, ktoré môžu nastať pri prenájmoch vozidiel a zodpovednosti za škodu.
• Ochrana súkromia a GDPR (PDF) - taktiež lokalizovateľné a upraviteľné individuálne podľa jazykovej varianty v Nastaveniach.
• Workflow dokumenty - vyžadujú inštaláciu modulu a umožňujú generáciu ľubovoľných dokumentov. Môže sa jednať o preberací protokol ku vozidlu alebo súbor poistných dokumentov pre spracovanie škodovej poistnej udalosti.

Ku každej objednávke je možné nahrať aj akékoľvek ďalšie súbory (príp. obrázky), ktoré sa dajú v prípade potreby priložiť do emailu odosielaného na užívateľa. Napríklad pokiaľ užívateľ využíva na generáciu faktúry vlastný účtovný systém, môže faktúru vytvorenú v jeho účtovnom systéme nahrať ku objednávke ako súbor - v takom prípade nepotrebuje mať inštalovaný modul Faktúry.

Obr. 3 - Úprava objednávky administrátorom

Ku každej objednávke možne evidovať stav vozidla pred a po prenájme. Napríklad stav nádrže, popis prípadných poškodení a fotodokumentácia (drobné poškodenia, škrabance apod.). Tieto údaje sú často požadované poisťovňami v prípade poistnej udalosti a súčasne zabezpečia dôkazný materiál pre klienta v prípade sporu. Vyplnené parametre možno v prípade potreby vložiť do generovaných poistných dokumentov alebo preberacieho protokolu ku vozidlu.

Obr. 4 - Evidencia stavu vozidla pred a po prenájme

Všetky udalosti, ktoré administrátor prevedie v procese spracovania objednávky sa zároveň zapisujú do histórie. Spätne je teda možné dohľadať napríklad kto a kedy uskutočnil zmenu v objednávke, prípadne zmenu ceny alebo parametrov objednávky.

Obr. 5 - Ukončená objednávka a logovanie histórie udalostí